Distanciation sociale, gestes barrières, télétravail… La crise sanitaire a bouleversé la gestion des entretiens préalables, je vous propose donc un retour sur les règles applicables.
Un employeur peut-il convoquer un salarié à un entretien préalable par courriel ?
OUI, MAIS uniquement sous certaines conditions :
- L’employeur doit pouvoir justifier des dates d’expédition et de réception de la lettre de convocation (Cass. soc., 8 févr. 2011, n° 09-40.027)
- La convocation doit contenir un certain nombre de mentions : objet de l’entretien, date, heure et lieu de l’entretien, modalités d’assistance (art. R.1232-1 du Code du travail). Dès lors que ces règles sont respectées, une convocation à un entretien préalable pourrait être envoyée au salarié concerné par courriel.
Si le salarié ne prend pas connaissance du courriel dans les temps, il reviendra à l’employeur de prouver que celui-ci a bien reçu le courrier électronique.
L’employeur peut-il convoquer un salarié à un entretien préalable sur le lieu de travail pendant les périodes de confinement ou de restrictions de déplacement ?
OUI. En effet, le décret n° 2020-1310 du 29 octobre 2020 interdit tout déplacement de personnes hors de leur lieu de résidence sauf pour, notamment, les trajets à destination ou en provenance du lieu d’exercice d’une activité professionnelle.
Autrement dit, même durant cette période de confinement, les salariés peuvent se rendre sur leur lieu de travail et donc se rendre à un entretien préalable.
Les gestes barrières devront alors absolument être respectés et la pièce dans laquelle se déroule l’entretien, convenablement aérée. Cependant, si le salarié craint des risques pour sa santé, il peut demander que cet entretien se tienne par visioconférence.
En l’état actuel des textes, l’employeur n’est toutefois pas obligé d’accéder à cette demande.
Un entretien préalable peut-il se tenir par téléphone ?
NON. Un entretien téléphonique ne saurait remplacer l’entretien préalable prévu par le Code du travail (Cass. soc., 14 novembre 1991, n° 90-44.195). Ainsi, une simple conversation téléphonique entre l’employeur et le salarié ne peut constituer un entretien préalable.
Un entretien préalable peut-il se tenir par visioconférence ?
OUI, MAIS il faut que le salarié ait explicitement accepté ce procédé.
En principe, le lieu de l’entretien préalable est celui où s’exécute le travail ou celui du siège social, sauf si les circonstances justifient la fixation de l’entretien dans un autre lieu (Cass. soc., 9 mai 2000, n° 97-45.294). Cela signifie que l’employeur doit disposer d’un motif légitime pour tenir cet entretien ailleurs qu’au siège de l’entreprise et donc notamment par visioconférence.
Afin de préserver les droits du salarié, les juges n’acceptent le recours à un tel procédé que selon des conditions très strictes. Dans un premier temps, le recours à la visio-conférence n’est possible que si l’employeur peut apporter la preuve que le salarié avait donné son accord pour avoir recours à un tel procédé (CA Reims, 31 mai 2017, 16/01343 ; CA Grenoble, 7 janvier 2020, n° 17/02442). Par ailleurs, l’employeur ne pouvant obtenir d’aide extérieure à l’entreprise lors de cet entretien, il est important que vous puissiez vous assurer que seul votre employeur est présent lors de la visioconférence (CA Bourges, 15 novembre 2019, n° 18/00201).
Pour s’assurer du bon déroulé de votre entretien préalable, certaines consignes doivent être respectées afin de préserver vos droits :
- Le salarié est libre de refuser un tel recours et de demander que son entretien préalable se déroule sur votre lieu de travail
- Le salarié doit donner votre accord exprès et par écrit
- Le logiciel de visioconférence utilisé ne doit pas permettre la captation de l’entretien
- Le salarié peut toujours être assisté par un conseiller du salarié qui pourra éventuellement noter l’existence de difficultés techniques qui empêchent la tenue de l’entretien (ex : son inaudible, caméra qui ne fonctionne pas)
- Le salarié peut demander à son employeur la preuve que personne d’autre n’assiste à cet entretien en lui montrant la pièce dans laquelle cet entretien se déroule.